Membuat Berita Acara Serah Terima Penugasan / Jabatan dalam Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah (Untuk Proses Serah Terima Penugasan / Jabatan Sedang Berjalan)

Pendahuluan

Adanya perpindahan tugas, mutasi tempat kerja, pergantian personel, berhalangan kerja tetap, dan berbagai istilah lainnya yang bersifat seseorang atau sekelompok orang yang sedang menjalankan tugas harus mengakhiri peran kewenangannya atas sebuah penugasan, merupakan dinamika yang tak bisa dihindari dalam tata kelola pengadaan barang/jasa pemerintah. Misalkan, seorang Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang telah menyelesaikan tugaskan menyusun perencanaan pengadaan di tahun perencanaan, namun pada saat akan melaksanakan tahapan persiapan pengadaan di tahun pelaksanaan terjadi rotasi jabatan, sehingga tugas persiapan pengadaan beralih kepada pejabat yang baru. Atau, contoh lainnya ketika rotasi jabatan yang terjadi pada seorang PPK telah menyelesaikan pengendalian kontrak yang ditandatanganinya sampai dengan progres capaian kontrak 80%, namun rotasi tadi mengakibatkan pergantian jabatan kepada personel PPK yang baru.

Pergantian penugasan atau jabatan tersebut merupakan hal yang lumrah dan acap kali terjadi. Terlebih pada Satuan Kerja tertentu yang Sang Pimpinan selalu memainkan dinamisnya organisasi sebagai strategi pencapaian tujuan. Namun satu hal yang tidak boleh diabaikan atas pergantian tersebut adalah bahwa pergantian penugasan atau jabatan yang ada, berkait erat pula dengan pergantian kewenangan. Pergantian kewenangan inilah yang perlu cermat diperhatikan, mengingat hal tersebut bukan sekedar berpindahnya tempat kerja seseorang, namun disertai adanya muatan tanggungjawab yang harus jelas pengalihannya. Seperti contoh pergantian PPK di atas, bahwa mutasi yang ada memang secara administrasi mengakibat perpindahan orang, namun secara keperdataan belum selesai mengakhir tanggungjawab kewenangan orang tersebut tanpa disertai pelimpahan lanjutan tanggung jawab.

Catatan Permasalahan

Ternyata dapat dengan mudah ditemukan beberapa kisah pergantian penugasan/jabatan yang tidak disertai tertib administrasi pelimpahan kewenangan. Kepanikan baru terjadi ketika permasalahan tak nyaman muncul, seperti adanya pemeriksaaan yang mempertanyakan batasan tanggung jawab pada saat transisi, atau acara lempar-melempar tanggung jawab atas masalah yang terjadi akibat pergantian kewenangan, serta beberapa permasalahan klasik lainnya.

Beberapa catatan permasalahan atau bahkan kesalahan yang kerap muncul dalam pergantian penugasan/jabatan yang sedang berjalan, antara lainnya adalah :

1. Pergantian kewenangan disertai situasi yang mengakibatkan para pihak lebih fokus kepada suasana posisi jabatan baru, sehingga mengabaikan tanggung jawab yang diemban sebelumnya. Tak dapat dipungkiri adanya pergantian ruangan, meja kerja, staf pendukung, peralatan dan perlengkapan kerja, serta suasana kerja yang baru dapat mempengaruhi beban kerja yang ditangani.
2. Tugas yang lama memiliki beban tersendiri yang mengakibatkan pejabat yang baru tidak dengan cepat bisa menyesuaikan dan memahami. Sehingga ada transisi pemahaman proses kerja.
3. Tidak terdokumentasikan dengan baik progres pekerjaan, sehingga pergantian yang terjadi belum secara cepat dapat diketahui cut off batasan kewenangan terhadap titik waktu pergantian.
4. Proses pengadaan yang telah dilaksanakan meninggalkan permasalahan yang bertentangan dengan peraturan, sehingga mengakibatkan pejabat yang baru enggan untuk dapat menerima pengalihan kewenangan.
5. Tidak dibuatkannya dokumen serah terima, seperti Berita Acara penyerahan atas pengalihan tanggung jawab dan kewenangan.
6. Untuk proses pengadaan yang sudah dalam tahapan kontrak, pergantian personel yang berkontrak tidak disertai perubahan kontrak.

Contoh permasalahan atau kesalahan tersebut itulah yang terkadang bisa jadi bukan hanya sebagai tercatat sebagai kesalahan administrasi, tapi berpotensi bergeser ke ranah hukum yang lain, seperti permasalahan keperdataan atau bahkan ke ranah hukum lainnya. Sehingga diperlukan semangat tertib dan normatif di dalam pembuatannya.

Teknis Serah Terima Penugasan/Jabatan Dengan Mitigasi Risiko

Atas beberapa permasalahan yang sudah diulas di atas, maka dapat dibangun beberapa pendekatan dalam membuat berita acara serah terima dimaksud, dengan mengedepankan proses yang tertib, akuntabel, dan dipayungi semangat ikhtiar mitigasi risiko bagi yang melaksanakannya. Pendekatan dimaksud antara lain :

1. Pastikan pejabat yang lama yang lebih proaktif untuk melakukan penyerahan tanggungjawab pekerjaan, mengingat pejabat yang lama lebih mengetahui secara teknis proses kerja yang telah berjalan. Namun tentunya dalam hal ini pejabat yang baru juga dituntut keaktifannya mencari tahu tugas-tugas baru yang akan diemban.
2. Ketika sudah dapat diketahui akan adanya pergantian penugasan/jabatan, maka segera melakukan evaluasi progres capaian pekerjaan. Sehingga bisa diketahui batas tanggung jawab yang telah dilaksanakan dan yang akan diserahkan pada waktu yang lebih cepat dan tepat.
3. Lengkapi dokumen pelaksanaan progres kerja yang telah selesai dilaksanakan untuk diserahkan kepada pejabat yang baru. Jika proses pendokumentasian ini ditangani oleh pihak lain seperti pelaksana pekerjaan dan/atau konsultan pengawas, maka dapat segera dimintakan kepada para pihak tersebut untuk melengkapinya. Lakukan persiapan-persiapan sebelum serah terima, seperti rapat pembahasan dan pengumpulan data/laporan. Jangan lupa untuk menuangkan cerita proses ini di dalam kertas kerja/berita acara/notulen. Hal ini dalam upaya menjelaskan bahwa proses ikhtiar tertib kebaikan telah dilakukan di setiap tahapan.
4. Jika sudah diketahui dan sudah ditetapkan pejabat yang baru, maka proses serah terima dapat dilakukan kepada pejabat yang baru. Namun jika belum ditetapkan pejabat yang baru, maka proses tanggungjawab dapat dikembalikan kepada pihak yang telah mengangkat dalam jabatan yang lama. Seperti ketika seorang yang diangkat menjadi PPK mengalami mutasi, maka yang bersangkutan dapat menyerahkan jabatan kepada PPK yang baru jika sudah tersedia. Namun jika belum ditetapkan PPK yang baru, maka proses lanjutan pekerjaan dapat diserahkan kepada Pengguna Anggaran yang mengangkat PPK, sebagai bentuk pengembalian pelimpahan kewenangan.
5. Buatkan berita acara serah terima yang tertib dan jelas. Pastikan dalam membuat Berita Acara hanya menceritakan tentang kejadian acara yang sebenarnya terjadi, tidak dengan modifikasi rekayasa yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Jika tidak ada kejadian sebuah acara, maka jangan pernah menuangkannya ke dalam Berita Acara. Semangat ini dapat membuat kita lebih baik dalam mempersiapkan semua proses serah terima, dari pada harus menuangkan sesuatu yang tidak terjadi sebenarnya.
6. Pihak yang memiliki kewenangan mengangkat harus pula aktif untuk menangani proses pergantian ini. Sebab kekosongan pihak yang melanjutkan kewenangan atas pekerjaan, maka akan dikembalikan kepada pemilik kewenangan sebelumnya.
7. Jika penyerahan kewenangan ini berdampak perubahan administrasi kontrak, seperti perubahan pihak yang berkontrak, maka lakukan perubahan kontrak.
8. Menginformasikan hal-hal yang menjadi kendala dalam pelaksanaan sebelumnya kepada pihak yang menerima kewenangan, agar dapat diantisipasi lebih awal penanganan bagi pejabat yang baru.

Di samping hal-hal tersebut di atas, ada yang paling utama untuk selalu menjadi pemahaman, yaitu perlu sangat disadari bahwa tidak ada yang dapat memastikan suatu penugasan pekerjaan yang diterima akan diselesaikan sampai dengan akhir. Adanya pergantian dapat kapan saja hadir, baik yang dapat terkira ataupun tiba-tiba. Hal penting adalah kita selalu menjalankan tugas dengan sebaik mungkin dan kalaupun terjadi pergantian di tengah jalan, kita dapat menyerahkan kewenangan ini dengan baik, dan pihak yang melanjutkan kewenangan dapat dengan penuh suka cita melanjutkannya karena telah berjalan benar proses
yang sudah terlewati.

Tentunya akan menjadi nestapa ketika pejabat yang baru tidak bersedia melanjutkan kewenangan, karena terpampang nyata hal-hal yang bertentangan dengan peraturan. Semula ketika tidak ada masalah, pejabat baru berkewajiban untuk melanjutkan. Namun ketika diketahui ada hal yang melawan peraturan, maka yang bersangkutan menjadi memiliki kesempatan untuk melakukan penolakan pelimpahan kewenangan tersebut.

Demikian tulisan singkat ini dibuat dengan memadukan beberapa pendekat kaidah manajemen, disandingkan dengan beberapa praktik baik yang telah diterapkan.

Terlampir Contoh Template Berita Acara Serah Terima Penugasan / Jabatan Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang dapat diedit sesuai kebutuhan.

Please follow and like us: