Dalam pelaksanaan kontrak pekerjaan konstruksi pada penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah, tertib administrasi memainkan peran yang sangat penting. Administrasi yang tertib tidak hanya memastikan bahwa setiap langkah dalam proyek berjalan sesuai dengan rencana, tetapi juga meminimalisir risiko penyimpangan dan penyalahgunaan anggaran. Melalui penerapan administrasi yang baik, proses dokumentasi menjadi lebih transparan dan akuntabel, sehingga memudahkan pengawasan dan evaluasi. Hal ini juga memberikan jaminan bahwa setiap sumber daya yang digunakan dapat dipertanggungjawabkan dengan jelas, mendukung tercapainya hasil akhir pekerjaan yang optimal dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Tulisan ini dibuat mengacu kepada Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Di dalam regulasi tersebut, serta lebih dijelaskan di salah satu regulasi turunannya yaitu Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia, pada Angka 1.5 Lampiran 2 dijelaskan bahwa Pelaksanaan Kontrak dilaksanakan oleh para pihak sesuai ketentuan yang termuat dalam Kontrak dan peraturan perundang-undangan. Sehingga penting betul setiap tahapan yang dilaksanakan sesuai ketentuan yang termuat dalam Kontrak dan peraturan perundang-undangan.

Mencermati beberapa kisah yang kerap kali terjadi dalam pelaksanaan kontrak seperti adanya praktik:

  1. Pekerjaan dimulai tanpa kontrak;
  2. Kontrak yang ditandatangani tidak reliabel;
  3. Membuat substansi baru tanpa perubahan kontrak;
  4. Pengalihan seluruh pekerjaan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan;
  5. Lemahnya pengendalian kontrak;
  6. Tidak dilakukan pemeriksaan hal-hal yang disampaikan dalam penawaran pada saat kontrak, seperti personel dan alat;
  7. Konsultan menggunakan tenaga ahli fiktif;
  8. Pihak yang diberikan kewenangan tidak menjalan fungsi pengendalian kontrak;
  9. Tahapan kontrak tidak dilaksanakan; dan
  10. Pemalsuan laporan data pekerjaan,

dapat menjadi indikasi adanya ketentuan-ketentuan di dalam kontrak yang tidak dilaksanakan. Dengan tidak dilaksanakan ketentuan di dalam kontrak tersebut, dapat menjadi peluang ditemukannya permasalahan dalam pelaksanaan kontrak dimaksud.

Salah satu ikhtiar tertib dalam pelaksanaan kontrak dengan dengan membuat daftar Simak atas setiap tahapan dan ketentuan yang termuat di dalam kontrak. Sehingga dapat menjadi upaya agar semua tahapan dan ketentuan terlaksana dan tertib terdokumentasikan. Daftar Simak adalah alat bantu manajemen yang digunakan untuk memastikan bahwa semua aspek penting dari suatu proses telah diperiksa dan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku. Daftar Simak merupakan dokumen yang berisi daftar poin-poin yang perlu diperiksa, diikuti, atau diselesaikan selama suatu proses atau proyek berlangsung. Poin-poin dalam daftar simak biasanya disusun secara sistematis dan rinci sesuai dengan tahapan atau aspek yang perlu diperhatikan.

Pada Romawi VII Lampiran 2 Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2021 mengatur bahwa Pelaksanaan Kontrak dilakukan berdasarkan dokumen Kontrak pada rancangan Kontrak yang terdapat dalam standar Dokumen Pemilihan. Secara ringkas, pelaksanaan Kontrak meliputi:

  1. Reviu Laporan Hasil Pemilihan Penyedia
  2. Penetapan SPPBJ
  3. Rapat Persiapan Penandatanganan Kontrak
  4. Penandatanganan Kontrak
  5. Penyerahan Lokasi Kerja dan Personel
  6. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
  7. Pemberian Uang Muka
  8. Penyusunan Rencana Mutu Pekerjaan Konstruksi/Program Mutu
  9. Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak
  10. Mobilisasi
  11. Pemeriksaan Bersama
  12. Pengendalian Kontrak
  13. Inspeksi Pabrikasi (apabila diperlukan)
  14. Pembayaran Prestasi Pekerjaan
  15. Perubahan Kontrak
  16. Penyesuaian Harga (apabila diperlukan)
  17. Keadaan Kahar
  18. Penghentian Kontrak atau Berakhirnya Kontrak
  19. Pemutusan Kontrak
  20. Peninggalan
  21. Pemberian Kesempatan
  22. Denda dan Ganti Rugi

Dengan dipetakannya urutan tahapan dan ketentuan dalam lingkup pelaksanaan kontrak, maka akan memudahkan dalam proses di setiap tahapan hal-hal apa saja yang harus dilakukan, dokumen apa saja yang perlu dihasilkan, dan bagaimana penyimpanan dokumen-dokumen dimaksud.

Seperti pada tahapan Reviu Laporan Hasil Pemilihan Penyedia. Di dalam ketentuannya di atur bahwa setelah menerima laporan hasil pemilihan Penyedia, PPK melakukan reviu atas laporan hasil pemilihan Penyedia dari Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan untuk memastikan bahwa proses pemilihan Penyedia sudah dilaksanakan berdasarkan prosedur yang ditetapkan; dan bahwa pemenang pemilihan/calon Penyedia memiliki kemampuan untuk melaksanakan Kontrak, termasuk keberlakuan data isian kualifikasi (Romawi VII, angka 7.1 Lampiran II Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021. Dengan dibuatkan alat pengendali administrasi maka dapat diketahui tahapan yang berpeluang terjadi adalah pelaksanaan reviu, penolakan hasil pemilihan (jika ada), Pembahasan Penolakan (jika ada), Penerbitan Laporan ke PA/KPA (jika ada), dan Penetapan PA/KPA (jika ada). Maka dokumen yang perlu dijadikan eviden dari setiap proses seperti: Berita Acara/Notulen, Daftar Hadir, Foto/Video Kegiatan, dan Dokumen Lainnya yang terkait.

Sebagai referensi dalam membuat daftar Simak pada pelaksanaan kontrak pekerjaan konstruksi, Terlampir dari tulisan ini contoh format yang dapat menuntun pihak yang melaksanakan kontrak menjalankan dan mendokumentasikan setiap tahapan kontrak dan ketentuan. Diharapkan daftar simak membantu memastikan bahwa setiap tahapan dalam proses kerja dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan standar yang telah ditetapkan. Ini sangat penting untuk menjaga konsistensi dan kualitas hasil kerja. Dengan menggunakan daftar simak, kemungkinan terlewatnya langkah-langkah penting dapat diminimalisir. Setiap poin yang ada dalam daftar memastikan bahwa tidak ada aspek yang diabaikan atau dilupakan. Lebih lanjut daftar simak dapat memudahkan PPK, Pengawas, Tim Teknis, dan pihak terkait lainnya dalam memantau kemajuan pekerjaan. Mereka dapat dengan cepat memeriksa apakah semua langkah telah dilakukan dan apakah ada hal-hal yang perlu diperhatikan lebih lanjut.


Semoga bermanfaat

Lampiran:
Daftar Simak Administrasi Pelaksanaan Kontrak Pekerjaan Konstruksi
(Dapat diklik di sini)

Catatan: File lampiran tidak bisa diedit langsung. Silakan download terlebih dahulu ke komputer/laptop/hp anda untuk dapat menggunakannya.

Please follow and like us:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *