Salah satu yang menjadi harapan besar dari upaya perbaikan sistem pengadaan di Indonesia di dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah dengan pembentukan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (UKPBJ) di seluruh Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah, dengan semangat sebagai Pusat Keunggulan (Center of Excellence) Pengadaan. Hal ini sebagaimana yang diatur di dalam Pasal 1 angka (11) Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tersebut, bahwa Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disingkat UKPBJ adalah unit kerja di Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah yang menjadi pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa.

Lebih lanjut di dalam Pasal 75 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 di atur pula bahwa Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah membentuk UKPBJ yang memiliki tugas menyelenggarakan dukungan pengadaan barang/jasa pada Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah, dengan fungsi:

  1. Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa;
  2. Pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik;
  3. Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa;
  4. Pelaksanaan pendampingan, konsultasi, dan/ atau bimbingan teknis; dan
  5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh menteri/kepala lembaga/kepala daerah.

Atas ketentuan tersebut, maka UKPBJ tidak hanya terbatas pada kegiatan proses pemilihan penyedia, namun berperan dalam pembinaan sistem pengadaan yang ada di setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah. UKPB menjadi unit kerja strategis dan menjalankan pola manajemen organisasi modern.

Seperti yang pernah diulas di tulisan sebelumnya, Asesmen Capaian Maturitas UKPBJ sebagai Pusat Keunggulan (Center of Excellence), bahwa berdasarkan kajian ilmiah yang telah dilakukan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) dan Millennium Challenge Account Indonesia (MCAI) dalam program modernisasi pengadaan, untuk menjadi unit layanan pengadaan yang menujuCenter of Excellence harus memenuhi 6 karakteristik yang dikenal dengan nama : SKOPPER, yaitu Strategis, Kolaboratif, Orientasi Kinerja, Proaktif, dan Perbaikan berkelanjutan. Strategis yaitu mewujudkan fungsi pengadaan yang memainkan peran penting dalam pencapaian tujuan organisasi melalui perencanaan dan eksekusi anggaran serta pengelolaan sumber daya yang efektif. Kolaboratif yaitu membangun kolaborasi dan sinergi di antara pemangku kepentingan untuk kinerja fungsi pengadaan yang optimal. Orientasi Kinerja dengan membangun budaya berbasis kinerja dalam fungsi pengadaan untuk meningkatkan nilai tambah di 4 area (waktu proses, biaya, kualitas dan tingkat layanan pengadaan). Proaktif dilakukan dengan menciptakan pergeseran paradigma dalam rantai pengadaan barang dan jasa yang berorientasi pada pelanggan. Dan terakhir adalah perbaikan berkelanjutan, secara berkelanjutan meningkatkan kapabilitas organisasi pengadaan sebagai organisasi pembelajar dengan mengadopsi praktik terbaik pengadaan.

Berdasarkan peran tersebut di atas, maka UKPBJ menjadi sebuah organisasi publik yang akan berinteraksi dengan kelompok atau individu yang dapat mempengaruhi dan dipengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi, khususnya dalam proses pengambilan keputusan yang berhubungan dengan masyarakat, unsur pemerintah lainnya, dan swasta / pelaku usaha sesuai dengan kepentingannya. Penjelasan ini dikenal dengan maksud Pemangku Kepentingan atau Stakeholder.

Mengingat Stakeholder memiliki peran strategis mempengaruhi dan dipengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi, maka upaya dapat memetakan dan mempengaruhi stakeholder terkait, menjadi sangatlah penting bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan program dan tujuan kerja yang dimiliki oleh UKPBJ. Stakeholder menjadi bagian dari tim efektif mencapai tujuan. Sehingga upaya mempengaruhi stakeholder harus diawali dengan mengelompokkan stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang dimilikinya. Upaya mengelompokkan tersebut dapat dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan pemetaan Stakeholder.

Banyak teori, instrumen atau metode yang dapat dipergunakan dalam upaya mengidentifikasi dan menganalisis kompleksitas pengaruh stakeholder. Salah satunya adalah pendekatan Net-Map yang diperkenalkan oleh Eva Schiffer, yang umum dipergunakan dalam pelaksanaan Diklat Kepemimpinan dengan kurikulum Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Net-map merupakan instrumen berbasis Social Network Analysis (SNA). SNA sendiri merupakan tipe analisis yang berusaha mengukur keterhubungan antar individu-individu dan membantu menjelaskan bagaimana antar individu tersebut saling terhubung dengan berbagai issues atau program. Dengan analisis ini dapat memetakan secara singkat pola hubungan yang menggambarkan kekuatan dan kelemahan yang ada serta membantu bagaimana melakukan penguatan hubungan untuk dampak yang lebih besar. Adapun Net-map sendiri sudah memodifikasi SNA dengan melibatkan partisipasi aktif stakeholder dalam melakukan analisisnya. Polanya dengan menempatkan masing-masing stakeholder ke dalam salah satu kuadran dengan mempertimbangkan ciri-ciri keempat Kelompok Stakeholder sebagai berikut:

  1. Promoters memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya).
  2. Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi program.
  3. Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.
  4. Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya program.

Berdasarkan penjelasan tersebut di atas, maka dapat dipetakan Stakeholder pada UKPBJ, dengan contoh sebagai berikut:
1. Promoters
Kepala Daerah merupakan unsur pimpinan yang paling memiliki tanggungjawab dan kepentingan tertinggi atas tata kelola pengadaan barang/jasa pada wilayah daerahnya. Memiliki kepentingan dan kekuatan yang besar untuk merealisasikan UKPBJ sebagai pusat unggulan dalam mewujudkan pembangunan yang berkualitas.
2. Latents
LKPP tidak memiliki kepentingan khusus atas realisasi UKPBJ sebagai pusat unggulan dalam mewujudkan pembangunan yang berkualitas, tetapi memiliki kekuatan besar untuk dapat menyukseskan implementasi program ini.
3. Defenders
PA/KPA, PPK, dan Pelaku Usaha memiliki kepentingan demi kelancaran kinerjanya atas program kerja UKPBJ.
4. Apathetics
Aparat Penegak Hukum, Unsur Media Informasi, Masyarakat, dan UKPBJ lain kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan langsung terhadap program kerja UKPBJ, namun jika dikoordinasikan dengan memiliki potensi yang dapat dikembangkan.

Setelah dapat mengelompokkan stakeholder ke dalam 4 (empat) kelompok tersebut maka beberapa hal dapat menjadi strategi, seperti Stakeholder utama pada Promoters. Kuadran ini dapat membantu memutuskan bagaimana mengelola Stakeholder agar rencana kerja berhasil. Perlu rencana mengembangkan Promoters agar memahami penuh dan menerima proses program secara optimal, karena stakeholder pada kuadran ini bisa mengajak Stakeholder lain bergabung serta mendorong berpartisipasi dalam perencanaan, implementasi, dan evaluasi program. Di samping itu stakeholder pada kuadran ini juga bisa menjadi Pembina atau mitra bagi Stakeholder lain.

Di dalam buku pedoman membangun tim efektif pada Diklat Kepemimpinan dengan kurikulum Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, dijelaskan bahwa seorang pemimpin birokrasi harus dapat mengajak seluruh Stakeholder (internal dan eksternal) untuk dapat mendukung program organisasinya. Untuk dapat mengajak seluruh stakeholder memberikan dukungan kepada program sebuah organisasi publik maka diperlukan strategi yang berbeda terhadap masing-masing kelompok. Contoh pendekatan yang dapat dilakukan antara lain sebagai berikut:

1. Promoters (High Influence / High Interest)

  • Sangat strategis dalam membuat upaya dan rencana kerja berjalan.
  • Jika positif, maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam pekerjaan yang akan menjadi prestasi yang bersangkutan.
  • Jika gagasannya tidak jalan, yakinkan bahwa mereka tahu mengapa, dan mengapa alternatifnya lebih baik.

2. Latents (High Influence / Low Interest)

  • Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya upaya bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar
  • Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan kontak dengan mereka
  • Tunjukkan bagaimana Upaya memiliki efek positif terhadap isu maupun populasi yang menjadi perhatiannya

3. Defenders (Low Influence / High Interest)

  • Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi dan kita tidak perlu khawatir tentang keterlibatannya di masa datang
  • Mereka sering memberikan waktu dan keterampilannya saat upaya perlu bertahan hidup.
  • Dapat diterapkan strategi berikut untuk menarik ke dalam proses dan menggerakkan ke arah Promoters.
  • Memperlakukan mereka dengan respek.
  • Memberi informasi apapun, training, mentoring, dan/atau dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat.
  • Menemukan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan yang menarik minat dan
    menggunakan bakat mereka.
  • Menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan, apresiasi kecil, dan secara terus menerus mengingatkan pencapaian Upaya.
  • Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan.
  • Mengajak mereka mengerjakan pembuatan konsep, perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya dari sejak awal.

4. Apathetics (Low Influence / Low Interest)

  • Tidak peduli terhadap Upaya.
  • Menjadi Stakeholder karena kebetulan menjadi anggota suatu kelompok atau karena
    posisinya di komunitas.
  • Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi informasi melalui
    newsletter.
  • Dapat diterapkan strategi berikut untuk menarik ke dalam proses dan menggerakkan ke arah Promoters.
  • Memperlakukan mereka dengan respek.
  • Memberi informasi apapun, training, mentoring, dan/atau dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat.
  • Menemukan tugas atau pekerjaan yang perlu dilakukan yang menarik minat dan
    menggunakan bakat mereka.
  • Menjaga semangat mereka dengan memuji, merayakan, apresiasi kecil, dan secara terus menerus mengingatkan pencapaian Upaya.
  • Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan.
  • Mengajak mereka mengerjakan pembuatan konsep, perencanaan, implementasi, dan evaluasi Upaya dari sejak awal.

Berdasarkan penjelasan tersebut di atas, maka dapat dipetakan program kerja UKPBJ dengan Stakeholder tersebut, seperti contoh berikut:

Tahapan terpenting selanjutnya dalam pemetaan dan membuat program kerja terhadap
Stakeholder UKPBJ adalah dengan menyusun agar hubungan kerja dengan stakeholder dapat berkelanjutan. Beberapa hal yang direkomendasikan untuk dilaksanakan antara lain :

  1. Melakukan komunikasi secara proaktif kepada stakeholder dengan mengedepankan
    pengakuan dan penghormatan terhadap stakeholder. Komunikasi yang dibangun yang
    bersifat proaktif ini adalah bukan komunikasi pasif dengan menunggu stakeholder
    mengkomunikasikan kepentingan dan aspirasinya kepada UKPBJ, tetapi sebaliknya. UKPBJ harus mengkomunikasikan harapannya kepada kepada stakeholder, sekaligus menerima aspirasi dan kepentingan stakeholder.
  2. UKPBJ membangun komunikasi dengan stakeholder sebagai langkah untuk mengantisipasi dampak yang tidak diharapkan oleh UKPBJ. Komunikasi yang dibangun dengan stakeholder haruslah mampu untuk mengantisipasi dampak negatif atas kepentingan stakeholder kepada UKPBJ.
  3. UKPBJ membangun komunikasi dengan stakeholder dengan secara periodik dan terus
    menerus. Hubungan komunikasi yang dibangun oleh UKPBJ dengan stakeholder bukan berdasarkan kepada kepentingan UKPBJ semata.
  4. UKPBJ membangun komunikasi dengan menerima aspirasi dan kepentingan stakeholder dengan tanpa melakukan penekanan kepada stakeholder. Dalam kondisi tertentu, komunikasi defensif diperlukan oleh UKPBJ menghindari terjadinya masalah yang berkelanjutan bagi pihak UKPBJ.

Demikian tulisan singkat ini dengan susun, dengan memadukan beberapa pendekat
ilmiah dari kaidah-kaidah keilmuan manajemen modern, disandingkan dengan beberapa praktek yang telah diterapkan oleh UKPBJ.


Lampiran:

Contoh Penetapan Pemetaan Stakeholder Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (UKPBJ)

Tinggalkan Komentar

%d bloggers like this: