Tulisan ini sudah diterbitkan sebelumnya di Buletin Pengadaan P3I Edisi ke 4 November 2018

Tidak semua penyelenggaraan pengadaan barang/jasa pemerintah berada dalam karakteristik high risk dan high expenditure. Baik organisasi yang besar ataupun kecil, karakteristik low risk dan low expenditure pun akan selalu ditemukan. Sehingga tetap diperlukan perangkat kerja yang lebih akurat dalam mengelola proses-proses pengadaan yang masuk kelompok dengan karakteristik umum tersebut, seperti nilai pembeliannya relatif kecil, risiko akibat ketidaktersediaan yang tidak besar, jumlah item yang tidak banyak, supplier yang banyak, dan/atau terkadang menghabiskan waktu dalam proses pembeliannya. Salah satu personil yang dihantarkan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah dengan karakteristik tersebut adalah Pejabat Pengadaan.

Pejabat Pengadaan di dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan salah satu pihak atau personil yang diatur sebagai Pelaku Pengadaan (Pasal 8 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018). Di dalam peraturan tersebut, Pejabat Pengadaan merupakan pejabat administrasi/pejabat fungsional/personel yang bertugas melaksanakan Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, dan/atau E-purchasing (Pasal 1 angka 13 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018).

Dalam Pasal 12 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, Pejabat Pengadaan memiliki tugas sebagai berikut :

  1. Melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Pengadaan Langsung;
  2. Melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);
  3. melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan
  4. melaksanakan E-purchasing yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

Berdasarkan ketentuan dan peraturan tersebut di atas, serta memperhatikan bagian lain dari peraturan perundaang-undangan yang berlaku, dapat dijelaskan hal-hal yang terkait dengan Pejabat Pengadaan sebagai berikut :

  1. Tugas

    Pejabat Pengadaan melaksanakan tugas sebagaimana yang disebutkan di Pasal 12 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 di atas. Berdasarkan tugas tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :

    1. Persiapan dan Pelaksanaan Pengadaan Langsung

      Pengadaan langsung merupakan salah satu metode memilih penyedia untuk pengadaan dengan kecenderungan karakteristik low risk dan low expenditure. Di dalam Peraturan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, pengadaan langsung diatur atas kondisi nilai paket pengadaan yang relatif tidak terlalu besar. Peraturan Peraturan Presiden tersebut mengatur bahwa Pengadaan Langsung Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah), dan Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Jasa Konsultansi yang bernilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) (Pasal 1 angka 40 dan angka 41 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018).

      Pelaksanaan Pengadaan Langsung dilakukan dengan memperhatikan jenis pengadaan, nilai pengadaan, dan bukti kontrak. Pasal 50 ayat 7 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 dan Bagian V Lampiran Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia, mengatur pelaksanaan Pengadaan Langsung sebagai berikut :

      1. Pembelian/pembayaran langsung kepada Penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang menggunakan bukti pembelian atau kuitansi.

        Pengadaan Langsung ini dipergunakan untuk pengadaan dengan jenis pengadaan Barang/Jasa Lainnya, yang harganya sudah pasti dengan nilai paling banyak Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah). Pengadaan ini dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

        1. Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan Barang/Jasa Lainnya ke Penyedia;
        2. Penyedia dan PPK melakukan serah terima Barang/Jasa Lainnya;
        3. Penyedia menyerahkan bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi kepada PPK; dan/atau
        4. PPK melakukan pembayaran.

        PPK dalam melaksanakan tahapan Pengadaan Langsung dapat dibantu oleh tim pendukung.

        Pengadaan dengan mekanisme ini merupakan pengadaan dengan teknis proses yang relatif sederhana dan mudah. Beberapa pola dalam transaksi umum “berbelanja” bisa diterapkan dengan metode ini. Hal ini dapat dilihat dari penyajian frasa dalam peraturan ini dengan penggunaan kata sebagaimana tersebut di atas yaitu “Pengadaan ini dilaksanakan dengan tahapan” dan disandingkan dengan bagian lain yang menjadi lanjutan pada penggunaan kata hubung di point c ke d dengan kata “dan/atau”, serta terdapat pengaturan bahwa “PPK dapat dibantu oleh tim pendukung”. Sehingga pelaksanaan pengadaan langsung ini dapat ditempuh dengan urutan tahapan keempat proses tersebut atau dengan proses salah satunya yang mengakomodir rangkaian proses dengan logis namun tetap akuntabel.

        Contoh tertib proses pengadaan langsung yang dapat dilakukan berdasarkan ketentuan ini adalah :

        1. Di awal proses persiapan dan/atau pelaksanaan pengadaan (misal sebelum atau awal tahun pelaksanaan), Pejabat Pengadaan telah melakukan identifikasi segenap barang/jasa yang akan dilaksanakan melalui pembelian/pembayaran langsung dengan memperhatikan pemaketan, jenis pengadaan, nilai pengadaan, dan bukti kontrak.
        2. Pejabat Pengadaan memetakan strategi pembelian/pembayaran terhadap pelaku usaha yang dapat memenuhi kebutuhan barang dimaksud. Seperti toko atau pelaku usaha lainnya di sekitar tempat pelaksanaan pengadaan.
        3. Berdasarkan pemaketan dan karakteristik barang/jasa lainnya tersebut, Pejabat Pengadaan mengatur strategi untuk pihak yang akan melaksanakan proses pembelian/pembayaran langsung kepada Pelaku Usaha. Dalam hal ini perlu diselaraskan dengan Pihak PPK, terkait apakah PPK yang melaksanakan sendiri atau menggunakan Tim Pendukung yang membantu PPK untuk melaksanakan serah terima Barang/Jasa Lainnya, penerimaan bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi dari penyedia, dan/atau yang akan melakukan pembayaran. Tim pendukung yang dimaksud di sini adalah adalah personil yang terkait dalam proses administrasi atau keuangan.

          Misalkan Pejabat pengadaan yang memiliki kesempatan cukup untuk melakukan transaksi, maka pejabat pengadaan yang melakukan sendiri transaksi pembelian tersebut. Namun jika terdapat situasi lain seperti intensitas kesibukan, lokasi, dan ketersediaan personil yang membantu, dapat saja proses pengadaan langsung tersebut dilakukan oleh pihak lain yang membantu pejabat pengadaan dan menjadi tim pendukung PPK, seperti staf administrasi kantor, pramubakti kantor atau personil lainnya, dengan penugasan, atau standar operasional prosedur yang berlaku.

        4. Setelah diidentifikasikan dengan baik pemaketan pengadaan, pelaku usaha, pihak yang akan melakukan transaksi, dan perangkat tim pendukung PPK, Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan Barang/Jasa Lainnya ke Penyedia. Proses ini dapat dibuat dengan tertib melalui dokumen pemesanan setiap transaksi, atau di awal proses pelaksanaan pengadaan Pejabat pengadaan melakukan pemesanan secara keseluruhan, dengan dibantu PPK dan/atau Tim Pendukung PPK.
        5. Setelah penyedia menyediakan barang/jasa lainnya yang dibutuhkan, Penyedia dan PPK melakukan serah terima Barang/Jasa Lainnya. Tahapan ini PPK dapat dibantu oleh Tim Pendukung PPK untuk secara administrasi menerima barang/jasa lainnya tersebut. Contoh untuk penerimaan dan pencatatan penerimaan pengadaan makan dan minum tamu atau fotokopi dokumen, maka dapat dibantu oleh tim pendukung.
        6. Penyedia menyerahkan bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi kepada PPK. Tahapan ini PPK dapat dibantu oleh Tim Pendukung PPK untuk secara administrasi menerima bukti pembelian/pembayaran tersebut. Contoh untuk penerimaan dan pencatatan penerimaan bukti pembelian/pembayaran pengadaan makan dan minum tamu atau fotokopi dokumen, maka dapat dibantu oleh tim pendukung.
        7. Atas penyerahan barang/jasa lainnya dan penyerahan bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi, maka PPK melakukan pembayaran (Dalam kondisi lain ketika tidak ada pelimpahan kewenangan kepada PPK untuk pembayaran, maka hal ini melalui kewenangan PA/KPA). Proses pembayaran ini PPK dapat dibantu tim pendukung. Tim pendukung yang dimaksud di sini adalah adalah personil yang menangani proses administrasi atau keuangan.

          Dalam melaksanakan proses ini, diperlukan sinkronisasi dengan tata kelola keuangan yang berlaku, seperti dengan adanya penerapan transaksi non tunai, skema perpajakan yang diterapkan, dan prosedur pengelolaan barang habis pakai. Tidak jarang proses ini melibatkan bendahara untuk kepastian dan tertibnya administrasi keuangan, serta pengurus barang dalam pengelolaan barang milik negara/daerah.

        Catatan dan hal-hal yang perlu diperkuat dalam proses pengadaan langsung dengan tata laksana ini antara lain :

        1. Tidak diangkat atau tidak ditugaskannya Pejabat Pengadaan untuk nilai pengadaan langsung dalam nilai pengadaan ini. Banyak proses pengadaan langsung jenis ini yang dilakukan tanpa melalui peran Pejabat Pengadaan. Seolah-olah paket pengadaan langsung dengan nilai sampai dengan Rp50.000.000,00 menjadi kewenangan bendahara atau pihak tertentu tanpa melalui pengelolaan pejabat pengadaan. Padahal cukup jelas bagaimana aturan mengatur tugas pejabat pengadaan untuk nilai pengadaan tersebut. Alasan sederhana yang sering dimunculkan adalah akan lebih mudah jika belanja-belanja kecil langsung dilakukan oleh bendahara dan yang memegang teknis kegiatan. Padahal peran Pejabat Pengadaan hadir di awal proses pengadaan, akan memberikan sentuhan strategis teknis pengadaan langsung, sesuai dengan kompetensi yang dimiliki oleh Pejabat Pengadaan.

          Dalam organisasi swasta, pejabat pengadaan dapat dikaitkan dengan peran seorang manager logistik yang mengatur tata kelola pengadaan pada sebuah organisasi secara keseluruhan. Jadi tidak tepat kalau seorang pejabat pengadaan diterjemahkan sekedar berbelanja ketika barang habis. Namun sentuhan keilmuan pengadaan dari pejabat pengadaan inilah yang akan mengantarkan lebih optimalnya value for money dalam proses pengadaan.

        2. Adanya potensi rekayasa proses pengadaan yang dilakukan oleh oknum pengelola keuangan atau bukti transaksi yang dilakukan, tanpa sepengetahuan dari Pejabat Pengadaan. Walhasil Pejabat Pengadaan dikarenakan tugas dan tanggungjawab yang dimiliki, menjadi pihak yang turut serta bertanggungjawab. Untuk itu Pejabat Pengadaan perlu dengan seksama mengetahui dan memetakan strategi proses pengadaan secara keseuruhan dari awal sesuai dengan penugasan tertulis yang diberikan. Misalkan ketika ditugaskan sebagai Pejabat Pengadaan pada sebuat Unit Kerja, maka seluruh proses pengadaan langsung pada unit kerja tersebut harus dalam pengelolaan Pejabat Pengadaan.
        3. Adanya pemahaman yang berbeda antara Bukti Perjanjian/Kontrak dalam aturan pengadaan dengan Bukti Pembayaran dalam aturan keuangan, kadang berdampak proses pengadaan langsung yang sederhana ini masih diliputi rangkaian proses yang panjang dengan dokumen yang beraneka ragam yang tidak substantif. Bahkan akibatnya terjadi rekayasa dokumen pertanggujawaban demi pemenuhan syarat adminisrasi keuangan. Untuk itu perlu disusun sinkronisasi antara aturan keuangan dan pengadaan dalam tata laksana pengadaan ini.

      2. Permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku Usaha untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK.

        Pengadaan Langsung dengan permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku Usaha ini dipergunakan untuk pengadaan dengan karakteristik sebagai berikut :

        1. Jasa Konsultansi dengan nilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah);
        2. Barang/Jasa Lainnya dengan nilai di atas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan nilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah); dan
        3. Pekerjaan Konstruksi dengan nilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

        Pengadaan langsung ini dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

        1. PPK menyerahkan Dokumen Persiapan Pengadaan kepada Pejabat Pengadaan, yang terdiri atas Dokumen Penetapan Spesifikasi, Penetapan HPS, dan Penetapan Rancangan SPK. Pejabat Pengadaan menerima dokumen tersebut, mempelajari, dan melakukan reviu. Tak menutup kemungkinan terdapat saran dan masukan perbaikan yang lebih baik kepada PPK
        2. Pejabat Pengadaan mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dan harga, antara lain melalui media elektronik dan/atau non-elektronik. Proses ini menjadi ikhtiar untuk memperkuat penguasaan analisis pasar Pejabat Pengadaan dalam proses pengadaan, seperti pada tahapan negosiasi. Jika tidak dapat diperoleh, maka pejabat pengadaan terbatas menggunakan data yang diperoleh dari PPK.
        3. Dalam hal informasi sebagaimana dimaksud dalam butir 1 di atas tersedia, Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda. Hal ini pun merupakan bentuk ikhtiar untuk memperkuat kemampuan kerja Pejabat Pengadaan.
        4. Pejabat pengadaan menyusun dokumen untuk mengundang penyedia berdasarkan dokumen persiapan pengadaan PPK. Proses ini hendaknya dilakukan secara realistis, menyesuaikan metode kerja Pejabat Pengadaan dan karakteristik barang/jasa yang akan diadakan.
        5. Pejabat Pengadaan mengundang calon Penyedia yang diyakini mampu untuk menyampaikan penawaran administrasi, teknis, harga dan kualifikasi. Proses ini akan dipengaruhi data dan informasi yang dimiliki oleh Pejabat Pengadaan. Pengajabat Pengadaan dapat menggunakan penyedia yang telah diketahui oleh Pejabat Pengadaan mampu melaksanakan dan memenuhi persyaratan sesuai pengalaman yang pernah dilakukan. Dapat pula menggunakan referensi informasi lain, seperti penilaian kinerja kepada Penyedia dari PPK.
        6. Undangan dilampiri spesifikasi teknis dan/atau gambar serta dokumen-dokumen lain yang menggambarkan jenis pekerjaan yang dibutuhkan.
        7. Calon Penyedia yang diundang menyampaikan penawaran administrasi, teknis, harga dan kualifikasi secara langsung sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan.
        8. Pejabat Pengadaan membuka penawaran dan mengevaluasi administrasi, teknis dan kualifikasi dengan sistem gugur, melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga untuk mendapatkan Penyedia dengan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan.
        9. Negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS dan/atau informasi lain sebagaimana dimaksud dalam butir 1.
        10. Dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan kesepakatan, Pengadaan Langsung dinyatakan gagal dan dilakukan Pengadaan Langsung ulang dengan mengundang Pelaku Usaha lain.
        11. Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung yang terdiri dari:
          1. nama dan alamat Penyedia;
          2. harga penawaran terkoreksi dan harga hasil negosiasi;
          3. unsur-unsur yang dievaluasi (apabila ada);
          4. hasil negosiasi harga (apabila ada);
          5. keterangan lain yang dianggap perlu; dan
          6. tanggal dibuatnya Berita Acara.
          7. Pejabat Pengadaan melaporkan hasil Pengadaan Langsung kepada PPK.

        Catatan dan hal-hal yang perlu diperkuat dalam proses pengadaan langsung dengan tata laksana ini antara lain :

        1. Di beberapa permasalahan pengadaan langsung dengan pola ini ditemukan peran Pejabat Pengadaan hanya formalitas saja. Banyak proses pengadaan langsung jenis ini yang dilakukan tanpa melalui peran Pejabat Pengadaan secara riil. Pejabat Pengadaan hanya mengesahkan dokumen yang telah selesai proses pekerjaannya. Hal ini merupakan bentuk rekayasa negatif yang tidak diperbolehkan. Kecenderungan kesalahan administrasi yang dilakukan dapat berdampak kepada permasalahan hukum dari ranah hukum yang lain.
        2. Adanya potensi rekayasa proses pengadaan yang dilakukan oleh oknum pelaksana kegiatan, tanpa sepengetahuan dari Pejabat Pengadaan, seperti pinjam perusahaan atau proses pengadaan yang fiktif. Walhasil Pejabat Pengadaan dikarenakan tugas dan tanggungjawab yang dimiliki, menjadi pihak yang turut serta bertanggungjawab. Untuk itu Pejabat Pengadaan perlu dengan seksama mengetahui dan memetakan strategi proses pengadaan secara keseuruhan dari awal sesuai dengan penugasan tertulis yang diberikan. Misalkan ketika ditugaskan sebagai Pejabat Pengadaan pada sebuat Unit Kerja, maka seluruh proses pemilihan penyedia dilakukan oleh Pejabat Pengadaan.
        3. Pejabat Pengadaan menjalankan proses pengadaan langsung tanpa sesuai dengan proses kerja yang telah dilakukan, seperti di dalam dokumen terdapat Surat dari PPK kepada Pejabat Pengadaan untuk melaksanakan proses Pengadaan Langsung, namun ternyata tahapan tersebut tidak terjadi. Nyatanya pembuatan surat tersebut dari PPK ke Pejabat Pengadaan hanya dokumen yang dibuat sendiri oleh Pejabat Pengadaan. Contoh lain terdapat dokumen surat dari pejabat pengadaan kepada Penyedia, Surat Penawaran dari Penyedia ke Pejabat Pengadaan, atau Berita Acara Negosiasi harga, namun ternyata tahapan tersebut tiak pernah terjadi. Tahapan tersebut hanya rekayasa dokumen belaka. Hal ini juga merupakan kesalahan yang dapat berdampak kepada permasalahan hukum dari ranah hukum yang lebih berat, seperti ranah hukum pidana. Ideal Pejabat Pengadaan menuangkan seua proses pengadaan sesuai dengan proses kerja yang telah dilakukan.
        4. Beberapa pihak penyedia yang dipilih oleh Pejabat Pengadaan adalah Pelaku Usaha yang dipilihkan oleh Pihak lain, seperti PA/KPA atau PPK yang menyodorkan nama Pelaku Usahanya, bukan dari hasil pemilihan sendiri oleh Pejabat Pengadaan. Maka atas konteks ini Pejabat Pengadaan perlu menuangkan proses pemilihan penyedia ini ke dalam kertas kerja Pengadaan Langsungnya, dengan menggambarkan hal awal proses pemilihan penyedia. Tak salah jika menyebutkan pihak penyedia tersebut berdasarkan masukan dari Pihak yang telah merekomendasikan. Hal ini dalam upaya tertib administrasi atas kerja dari Pejabat Pengadaan. Sehingga jika di kemudian waktu dilaksanakan proses audit atas dasar Pejabat Pengadaan memilih Pelaku Usaha tersebut, maka dapat dijelaskan bahwa ini berdasarkan input dari pihak lain dimaksud.
        5. Pejabat Pengadaan memilih Pelaku Usaha yang tidak tepat. Misalkan untuk pengadaan komputer, maka idealnya pembelian dilakukan kepada Pelaku Usaha yang memang menjalankan usaha atau perdagangan berjualan komputer, bukan kepada Pelaku Usaha yang tidak berjualan komputer yang hanya punya SIUP Pengadaan Komputer. Contoh lain untuk pengadaan meubeleir, maka idealnya pembelian dilakukan kepada Pelaku Usaha yang memang menjalankan usaha atau perdagangan berjualan meubeleir, bukan kepada Pelaku Usaha yang tidak berjualan meubeleir yang hanya punya SIUP Pengadaan meubeleir. Ketentuan ini tentunya tantangan bagi Pejabat Pengadaan untuk memperbaiki teknis pelaksanaan pengadaan langsungnya. Harus mulai memperbaiki sistem pengadaan dengan mengedepankan Value for Money, bukan hanya yang tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, dan tepat tempat, namun juga harus tepat harga dan tepat penyedianya.

      Ada cacatan menarik yang diatur di dalam Bagian V Lampiran Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 ini, bahwa Calon Penyedia tidak diwajibkan untuk menyampaikan formulir isian kualifikasi, apabila menurut pertimbangan Pejabat Pengadaan, Pelaku Usaha dimaksud memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan. Ketentuan ini memberikan kewenangan dan keleluasaan kepada Pejabat Pengadaan untuk membuat justifikasi tidak meminta isian kualifikasi penyedia, ketika Pelaku Usaha yang dipilih diyakini mampu melaksanakan pekerjaan. Contohnya ketika memilih sebuah toko untuk menjadi penyedia pada paket pengadaan langsung ini, sementara toko dimaksud telah lama berdiri, memiliki aktivitas penjualan yang tinggi, beberapa pihak yang pernah bertransaksi di toko tersebut tidak memiliki keluhan, dan/atau PPK sebelumnya yang pernah melakukan perjanjian/kontrak dengan toko tersebut menilai kinerja toko dimaksud baik, maka Pejabat Pengadaan dapat tidak meminta Calon Penyedia menyampaikan formulir isian kualifikasi.

    2. Persiapan dan Pelaksanaan Penunjukan Langsung

      Pejabat Pengadaan melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah), dan untuk pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah).

      Tentunya pengadaan yang dapat dilakukan dengan penunjukan langsung ini adalah pengadaan yang memenuhi kriteria dalam keadaan tertentu. Kriteria keadaan tertentu yang dimaksud adalah (Pasal 38 dan Pasal 41 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018) :

      1. penyelenggaraan penyiapan kegiatan yang mendadak untuk menindaklanjuti komitmen internasional yang dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden;
      2. barang/jasa yang bersifat rahasia untuk kepentingan Negara meliputi intelijen, perlindungan saksi, pengamanan Presiden dan Wakil Presiden, Mantan Presiden dan Mantan Wakil Presiden beserta keluarganya serta tamu negara setingkat kepala negara/ kepala pemerintahan, atau barang/jasa lain bersifat rahasia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
      3. Pekerjaan Konstruksi bangunan yang merupakan satu kesatuan sistem konstruksi dan satu kesatuan tanggung jawab atas risiko kegagalan bangunan yang secara keseluruhan tidak dapat direncanakan/diperhitungkan sebelumnya;
      4. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang hanya dapat disediakan oleh 1 (satu) Pelaku Usaha yang mampu;
      5. pengadaan dan penyaluran benih unggul yang meliputi benih padi, jagung, dan kedelai, serta pupuk yang meliputi Urea, NPK, dan ZA kepada petani dalam rangka menjamin ketersediaan benih dan pupuk secara tepat dan cepat untuk pelaksanaan peningkatan ketahanan pangan;
      6. pekerjaan prasarana, sarana, dan utilitas umum di lingkungan perumahan bagi Masyarakat Berpenghasilan Rendah yang dilaksanakan oleh pengembang yang bersangkutan;
      7. Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifik dan hanya dapat dilaksanakan oleh pemegang hak paten, atau pihak yang telah mendapat izin dari pemegang hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang tender untuk mendapatkan izin dari pemerintah;
      8. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang setelah dilakukan Tender ulang mengalami kegagalan.
      9. Jasa Konsultansi yang hanya dapat dilakukan oleh 1 (satu) Pelaku Usaha yang mampu;
      10. Jasa Konsultansi yang hanya dapat dilakukan oleh 1 (satu) pemegang hak cipta yang telah terdaftar atau pihak yang telah mendapat izin pemegang hak cipta;
      11. Jasa Konsultansi di bidang hukum meliputi konsultan hukum/advokasi atau pengadaan arbiter yang tidak direncanakan sebelumnya, untuk menghadapi gugatan dan/atau tuntutan hukum dari pihak tertentu, yang sifat pelaksanaan pekerjaan dan/atau pembelaannya harus segera dan tidak dapat ditunda; atau
      12. Permintaan berulang (repeat order) untuk Penyedia Jasa Konsultansi yang sama.

      Proses persiapan pengadaan dengan metode Penunjukan Langsung dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :

      1. Mengikuti ketentuan dalam proses persiapan pengadaan yang diatur pada Bagian II (Persiapan Pengadaan Barang/Jasa) pada Lampiran Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia. Namun terdapat hal yang dikecualikan dari ketentuan persiapan pengadaan yang diatur pada Bagian II tersebut, yaitu dalam tahapan penyusunan spesifikasi teknis/KAK, HPS, dan rancangan Kontrak dalam Penunjukan Langsung, dapat dilakukan bersama calon Penyedia yang akan ditunjuk. Hal ini dengan mempertimbangkan karakteristik jenis pengadaan dan dasar keadaan tertentu yang dijadikan dasar penunjukan langsung. Sehingga PPK dalam spesifikasi teknis/KAK, HPS, dan rancangan Kontrak, dapat berdiskusi dengan calon penyedia, untuk mendapat rumusan yang paling tepat memenuhi kebutuhan pengadaan.
      2. Setelah dokumen persiapan pengadaan diterima, direviu dan dinyatakan lengkap, Pejabat Pengadaan melakukan persiapan pemilihan Penyedia sesuai dengan ketentuan persiapan pemilihan Penyedia yang diatur pada Bagian III (Persiapan Pemilihan Penyedia) pada Lampiran Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018. Namun terdapat pengecualian dari ketentuan persiapan pemilihan Penyedia yang diatur pada Bagian III, yaitu dalam persiapan Penunjukan Langsung Pejabat Pengadaan menetapkan :
        1. Metode kualifikasi dengan prakualifikasi;
        2. Metode penyampaian penawaran dengan 1 (satu) file; dan
        3. Evaluasi teknis dan harga dengan klarifikasi dan negosiasi.
      3. Pejabat Pengadaan menyusun jadwal dan tahapan Penunjukan Langsung sesuai kebutuhan. Tahapan Penunjukan Langsung :
        1. Undangan prakualifikasi;
        2. Penyampaian dan Evaluasi dokumen kualifikasi;
        3. Pembuktian kualifikasi;
        4. Penetapan hasil kualifikasi dan penyampaian undangan (apabila lulus kualifikasi);
        5. Pemberian penjelasan;
        6. Penyampaian dan Pembukaan dokumen penawaran;
        7. Evaluasi dokumen penawaran;
        8. Klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga; dan
        9. Penetapan dan pengumuman.
      4. Pejabat Pengadaan menyusun Dokumen Penunjukan Langsung. Penyusunan dokumen Penunjukan Langsung mengacu pada Bagian III (Persiapan Pemilihan Penyedia) pada Lampiran Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018. Dokumen Penunjukan Langsung yang menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK), Pejabat Pengadaan menyusun Dokumen Penunjukan Langsung paling sedikit meliputi:
        1. undangan; (apabila diperlukan)
        2. Instruksi Kepada Peserta;
        3. Rancangan Surat Perintah Kerja (Bagian dari Dokumen Persiapan Pengadaan yang disusun dan ditetapkan oleh PPK), terdiri dari:
          1. Pokok-pokok perjanjian;
          2. syarat umum Kontrak;
          3. syarat khusus Kontrak; dan
          4. dokumen lain yang merupakan bagian dari Surat Perintah Kerja;
        4. Daftar Kuantitas dan Harga;
        5. spesifikasi teknis/KAK dan/atau gambar, brosur;
        6. bentuk surat penawaran; dan/atau
        7. contoh-contoh formulir yang perlu diisi.

      Proses pelaksanaan pemilihan pemilihan dengan metode Penunjukan Langsung dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :

      1. Pejabat Pengadaan mengundang sekaligus menyampaikan Dokumen Kualifikasi untuk Penunjukan Langsung kepada Pelaku Usaha yang dianggap mampu untuk menyediakan Barang/Jasa.
      2. Pelaku Usaha yang diundang menyampaikan Dokumen Kualifikasi.
      3. Pejabat Pengadaan melakukan evaluasi kualifikasi.
      4. Pejabat Pengadaan melakukan pembuktian kualifikasi.
      5. Pejabat Pengadaan melakukan penetapan hasil kualifikasi dan penyampaian undangan (apabila lulus kualifikasi);
      6. Pejabat Pengadaan memberikan penjelasan.
      7. Pelaku Usaha menyampaikan Dokumen Penawaran dalam 1 (satu) file yang berisi dokumen administrasi, teknis, dan harga.
      8. Pejabat Pengadaan membuka Dokumen Penawaran, melakukan evaluasi administrasi, teknis, koreksi aritmatik, dan harga.
      9. Pejabat Pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga.
      10. Apabila hasil evaluasi administrasi, teknis, atau harga dinyatakan tidak memenuhi syarat, Pejabat Pengadaan mengundang calon Penyedia lain (jika ada). Jika tidak ada calon Penyedia lain Pejabat Pengadaan melaporkan kepada PPK.
      11. Pejabat Pengadaan menyusun Berita Acara Hasil Penunjukan Langsung.
      12. Pejabat Pengadaan mengumumkan hasil Penunjukan Langsung di dalam aplikasi SPSE.
      13. Pejabat Pengadaan menyampaikan hasil Penunjukan Langsung kepada kepada PPK.

Catatan dan hal-hal yang perlu diperkuat dalam proses penunjukan langsung dengan tata laksana ini antara lain :

  1. Beberapa permasalahan dalam proses penunjukan langsung sama dengan proses pengadaan langsung yang telah diulas di atas, seperti terkait dengan adanya praktik-praktik rekayasa negatif yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.
  2. Rangkaian tahapan yang cukup banyak perlu untuk diatur dalam proses kerja yang lebih tepat sasaran, sehingga proses tetap terlaksana, namun lebih mudah dan tetap dapat dipertanggungjawabkan. Seperti untuk pengadaan tertentu penyampaian undangan dan menunggu balasan jawaban dapat disederhanakan dengan proses langsung berkunjung ke tempat Pelaku Usaha.

  1. Persiapan dan Pelaksanaan E-purchasing

Pejabat Pengadaan melaksanakan E-purchasing untuk pengadaan yang Pagu Anggarannya bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). Adapun E-purchasing untuk pengadaan yang Pagu Anggarannya bernilai paling sedikit di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dilaksanakan oleh PPK.

Berdasarkan ketentuan Pasal 50 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, bahwa pelaksanaan E-purchasing wajib dilakukan untuk barang/jasa yang menyangkut pemenuhan kebutuhan nasional dan/atau strategis yang ditetapkan oleh menteri, kepala lembaga, atau kepala daerah. Oleh karena itu, untuk barang/jasa yang diluar kriteria pemenuhan kebutuhan nasional dan/atau strategis, pengadaan barang/jasanya tidak wajib dilakukan melalui metode E-purchasing. Dalam hal barang/jasa yang dibutuhkan tidak termasuk kriteria wajib namun terdapat dalam Katalog Elektronik, keputusan pembelian melalui E-purchasing harus mempertimbangkan pemerataan ekonomi dengan memberikan kesempatan pada usaha mikro, kecil dan menengah serta Pelaku Usaha lokal. E-Purchasing mengutamakan pembelian barang/jasa Produk Dalam Negeri sesuai kebutuhan K/L/PD.

Persiapan E-Purchasing dilakukan oleh Pejabat Pengadaan dengan ketentuan sebagai berikut :

  1. Dalam hal PPK menyerahkan proses E-purchasing kepada Pejabat Pengadaan maka PPK menyampaikan spesifikasi teknis, perkiraan/referensi harga, dan rancangan Surat Pesanan kepada Pejabat Pengadaan. Untuk pengadaan barang/jasa tertentu yang membutuhkan pengaturan Kontrak yang lebih rinci atau diperlukan/ dipersyaratkan secara administratif dalam proses pembayaran maka Surat Pesanan dapat ditindaklanjuti dengan Surat Perintah Kerja atau Surat Perjanjian.
  2. Pejabat Pengadaan melakukan pencarian pada portal katalog elektronik dan membandingkan barang/jasa yang tercantum dalam katalog elektronik, dengan memperhatikan antara lain : gambar, fungsi, spesifikasi teknis, asal barang, TKDN (apabila ada), harga barang, dan biaya ongkos kirim/instalasi/training (apabila diperlukan).

Untuk pelaksanaan E-Purchasing dilakukan oleh Pejabat Pengadaan dengan ketentuan sebagai berikut :

  1. Pelaksanaan E-purchasing mengacu pada Prosedur untuk E-purchasing, Syarat dan ketentuan penggunaan pada aplikasi E-Purchasing, dan Panduan pengguna aplikasi E-purchasing
    (user guide) yang diimplementasikan pada sistem. Prosedur E-purchasing, syarat dan ketentuan penggunaan pada aplikasi E-purchasing dan panduan pengguna (user guide) aplikasi E-purchasing secara teknis diatur melalui penetapkan Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP.
  2. Prosedur E-purchasing oleh Pejabat Pengadaan meliputi:
    1. Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan barang/jasa pada katalog elektronik;
    2. Calon Penyedia menanggapi pesanan dari Pejabat Pengadaan;
    3. Pejabat Pengadaan dan calon Penyedia dapat melakukan negosiasi teknis dan harga, kecuali untuk barang/jasa yang tidak dapat dinegosiasikan. Negosiasi harga dilakukan terhadap harga satuan barang/jasa dengan mempertimbangkan kuantitas barang/jasa yang diadakan, ongkos kirim (apabila ada), biaya instalasi/training (apabila diperlukan);
    4. Pejabat Pengadaan dan calon Penyedia menyetujui/menyepakati pembelian barang/jasa; dan
    5. Penerbitan Surat Pesanan melalui sistem.
  3. Dalam hal terdapat 2 (dua) atau lebih Penyedia yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan, maka untuk mendapat harga barang/jasa terbaik dapat dilakukan negosiasi kepada penyedia yang harga barang/jasanya paling murah dan telah memperhitungkan ongkos kirim, instalasi, training (apabila diperlukan), atau dilakukan E-Reverse Auction sesuai proses pada sistem.

 

Di samping tanggungjawab dan penugasan pada Pasal 12 tersebut, di bagian Pasal yang lain juga menjelaskan beberapa bagian yang spesifik dari tugas Pejabat Pengadaan, antara lain :

  1. Pejabat Pengadaan menjadi Pelaku pengadaan dalam Pengadaan Barang/Jasa yang dikecualikan pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Yang Dikecualikan Pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).
  2. Pejabat Pengadaan melakukan persiapan pemilihan dan pelaksanaan pemilihan melalui nonkompetisi dan melalui mengikuti lelang dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) untuk Pengadaan Barang/Jasa Yang Dilaksanakan Berdasarkan Praktik Bisnis Yang Sudah Mapan (Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Yang Dikecualikan Pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah), yaitu untuk jenis dan cara pengadaan sebagai berikut :
    1. Pengadaan Barang/Jasa yang pelaksanaan transaksi dan usahanya telah berlaku secara umum dalam persaingan usaha yang sehat, terbuka dan Pemerintah telah menetapkan standar biaya untuk harga barang/jasa tersebut. Contohnya antara lain: jasa akomodasi hotel, jasa tiket transportasi, dan langganan koran/majalah.

      Pejabat Pengadaan melakukan persiapan dan pelaksanaan pemilihan Penyedia yang dilaksanakan melalui nonkompetisi dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). Persiapan dan Pelaksanaan Pemilihan penyedia melalui nonkompetisi dilakukan sekurang-kurangnya melalui tahap sebagai berikut:

      1. Berdasarkan spesifikasi teknis/kriteria teknis dan anggaran biaya, Pejabat Pengadaan mengidentifikasi Pelaku Usaha yang dianggap mampu.
      2. Pejabat Pengadaan dapat melakukan pemesanan kepada Pelaku Usaha yang dianggap mampu, atau mengundang 1 (satu) Pelaku Usaha yang dianggap mampu untuk menyampaikan penawaran.
      3. Pejabat Pengadaan dapat melakukan negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku Usaha yang dianggap mampu.

      Catatan : dalam mekanisme pengadaan ini, peran Pejabat Pengadaan dapat pula digantikan oleh Personel Lain. Personel lain dimaksud adalah pejabat fungsional/pejabat administrasi/personel yang ditugaskan untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa).

    2. Pengadaan Barang/Jasa yang jumlah permintaan atas barang/jasa lebih besar daripada jumlah penawaran (excess demand) dan/atau memiliki mekanisme pasar tersendiri sehingga pihak pembeli yang menyampaikan penawaran kepada pihak penjual. Contohnya antara lain : keikutsertaan seminar/pelatihan/pendidikan, jurnal/publikasi ilmiah/ penelitian/laporan riset, kapal bekas, pesawat bekas, dan Jasa sewa gedung/gudang.

      Pelaksanaan pemilihan penyedia dilaksanakan dengan mengikuti lelang di mana Pejabat Pengadaan menyampaikan penawaran kepada Penyedia. Dalam melakukan persiapan dan pelaksanaan pemilihan, Pejabat Pengadaan dibantu oleh Tim Teknis. Pejabat Pengadaan melaksanakan pemilihan penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). Persiapan dan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia dengan mengikuti lelang dilakukan sekurang-kurangnya melalui tahap sebagai berikut:

      1. Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis mengidentifikasi barang/jasa yang sesuai dengan spesifikasi/kriteria teknis.
      2. Tim teknis memeriksa kesesuaian teknis dan melakukan penilaian harga atas barang/jasa.
      3. Pejabat Pengadaan menyampaikan penawaran.
      4. Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan mekanisme lelang yang ditetapkan oleh Penyedia.

    3. Pengadaan Jasa profesi tertentu yang standar remunerasi/imbalan jasa/honorarium, layanan keahlian, praktik pemasaran, dan kode etik telah ditetapkan oleh perkumpulan profesinya. Contohnya antara lain: Jasa Arbiter, Jasa Pengacara/Penasihat Hukum, Jasa Tenaga Kesehatan, Jasa PPAT/Notaris, Jasa Auditor, Jasa penerjemah/interpreter, dan Jasa Penilai.

      Pelaksanaan pemilihan penyedia dilakukan melalui kompetisi dan nonkompetisi. Pejabat Pengadaan melaksanakan pemilihan Penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa nonkompetisi dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). Tim Teknis membantu Pejabat Pengadaan dalam menyusun kriteria teknis dan perkiraan harga pasar barang/jasa. Persiapan dan Pemilihan penyedia melalui nonkompetisi dilakukan sekurang-kurangnya melalui tahap sebagai berikut:

      1. Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis mengidentifikasi pelaku usaha yang dianggap mampu;
      2. Pejabat Pengadaan mengundang 1 (satu) pelaku usaha yang dianggap mampu untuk menyampaikan proposal;
      3. Pejabat Pengadaan dapat mengundang Peserta untuk menyampaikan paparan/wawancara;
      4. Tim Teknis melakukan penilaian atas proposal dan hasil wawancara;
      5. Tim Teknis menyampaikan hasil penilaian proposal kepada Pejabat Pengadaan;
      6. Dalam hal hasil penilaian proposal memenuhi kriteria teknis, Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi harga.

    4. Pengadaan Barang/Jasa yang merupakan karya seni dan budaya dan/atau industri kreatif. Contohnya antara lain: Pembuatan/sewa/pembelian film, Pembuatan/sewa/ pembelian iklan layanan masyarakat, Jasa pekerja seni dan budaya, dan Pembuatan/sewa/pembelian barang/karya seni dan budaya.

      Pemilihan dilaksanakan melalui kompetisi atau nonkompetisi. Namun Pejabat Pengadaan hanya melakukan persiapan pemilihan dan pelaksanaan pemilihan Penyedia yang dilaksanakan melalui nonkompetisi dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). Tim Juri/Tim Teknis membantu Pejabat Pengadaan dalam melakukan evaluasi proposal peserta pemilihan dan melakukan penilaian paparan/wawancara peserta pemilihan.

      Persiapan dan Pemilihan penyedia melalui nonkompetisi dilakukan sekurang-kurangnya melalui tahap sebagai berikut:

      1. Berdasarkan spesifikasi teknis/kriteria teknis/KAK dan anggaran biaya, Pejabat Pengadaan mengidentifikasi pelaku usaha yang dianggap mampu;
      2. Pejabat Pengadaan mengundang 1 (satu) pelaku usaha yang dianggap mampu untuk menyampaikan proposal;
      3. Tim Juri/Tim Teknis melakukan penilaian atas proposal;
      4. Tim Juri/Tim Teknis menyampaikan hasil penilaian proposal kepada Pejabat Pengadaan; dan
      5. Dalam hal hasil penilaian proposal memenuhi kriteria teknis, Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi harga.

  1. Persyaratan, Pengangkatan dan Pemberhentian

    Pejabat Pengadaan merupakan pihak yang melaksanakan tugas yang diberikan oleh PA/KPA. Dengan memperhatikan uraian tugas sebagaimana yang telah dibahas tersebut di atas, maka dapat dipetakan beban kerja yang harus dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan. Tugas Pejabat Pengadaan menuntut pemenuhan syarat kualifikasi, norma dan kompetensi yang harus dimiliki. Sehingga PA/KPA dalam mengangkat Pejabat Pengadaan tidak dapat sembarangan menetapkan personil untuk menjalankan tugas tersebut.

PA/KPA menetapkan Pejabat Pengadaan pada Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, dengan Persyaratan sebagai berikut (Pasal 8 Peraturan LKPP Nomor 15 Tahun 2018 tentang Pelaku Pengadaan Barang/Jasa) :

  1. Memiliki integritas dan disiplin;

    Persyaratan ini merupakan kualifikasi yang bersifat kecukupan kompetensi norma yang memang sulit diukur. Kecenderungannya lebih kepada penilaian kualitatif yang dilakukan oleh PA/KPA dalam pengangkatan berdasarkan rekam jejak.

  2. Menandatangani Pakta Integritas;

    Integritas merupakan mutu, sifat atau keadaan yang menunjukan kesetiaan yang utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan kewibawaan dan atau kejujuran. Sedangkan pakta merupakan bentuk perjanjian. Sehingga dapat kita sebut bahwa pakta integritas merupakan pernyataan janji bersama atau komitmen sebagai bentuk kesanggupan untuk patuh terhadap ketentuan yang berlaku. Dokumen tertulis ini biasanya digunakan dalam rangka mencegah terjadinya tidakan korupsi.

    Penerapan penandatanganan perjanjian ini dalam penyelenggaraan pemerintah merupakan langkah untuk memastikan bahwa aparatur sanggup untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya serta peran dan wewenangnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Selain itu dokumen tersebut merupakan wujud penyelenggaraan pemerintah yang akuntabel, transparan dan bertanggungjawab dalam rangka menciptakan pemerintahan yang baik.

    Pemenuhan syarat menandatangani Pakta Integritas ini dapat dilakukan sebelum diterbitkannya Surat Penugasan atau segera setelah diterbitkannya Surat Penugasan sebagai Pejabat Pengadaan.

  3. Memiliki Sertifikat Kompetensi okupasi Pejabat Pengadaan.

    Skema Sertifikasi Kompetensi Okupasi Pejabat Pengadaan digunakan untuk pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa mengacu pada Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Republik lndonesia Nomor 70 Tahun 2016 tentang Penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional lndonesia Kategori Jasa Profesional, llmiah dan Teknis Golongan Pokok Jasa Profesional, llmiah dan Teknis Lainnya Bidang Pengadaan Barang/Jasa. Rincian Unit Kompetensi atau Uraian Tugas Pejabat Pengadaan adalah :

    1. M.749020.006.02, Menyusun Harga Perkiraan;
    2. M.749020.008.02, Memilih Penyedia Pengadaan Barang/Jasa;
    3. M.749020.010.02, Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa;
    4. M.749020.011.02, Melakukan Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa;
    5. M.749020.013.02, Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa;
    6. M.749020.014.02, Megevaluasi Dokumen Penawaran;
    7. M.749020.016.02, Melakukan Negosiasi;
    8. M.749020.028.02, Mengelola Kinerja;
    9. M.749020.029.02, Mengelola Risiko.

    Pejabat Pengadaan wajib dijabat oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 74 ayat (1) huruf a dan Pasal 88 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 paling lambat 31 Desember 2020. Pengelola Pengadaan Barang/Jasa adalah Pejabat Fungsional yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa. Pejabat Pengadaan wajib memiliki sertifikat kompetensi di bidang Pengadaan Barang/Jasa paling lambat 31 Desember 2023. Pejabat Pengadaan wajib memiliki Sertifikat Keahlian Tingkat Dasar di bidang Pengadaan Barang/Jasa sepanjang belum memiliki sertifikat kompetensi di bidang Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan 31 Desember 2023.

Teknis Pengangkatan dan pemberhentian Pejabat Pengadaan tentunya memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan dalam pengangkatan personil sesuai tata laksana organisasi, serta pengangkatan dan pemberhentian Pejabat Pengadaan tidak terikat tahun anggaran. Adapun pihak yang dapat diangkat sebagai Pejabat Pengadaan adalah (Pasal 8 Peraturan LKPP Nomor 15 Tahun 2018 tentang Pelaku Pengadaan Barang/Jasa) :

  1. Pengelola Pengadaan Barang/Jasa atau Aparatur Sipil Negara di lingkungan Kementerian/Lembaga /Perangkat Daerah;
  2. Aparatur Sipil Negara/Tentara Nasional Indonesia/Kepolisian Republik Indonesia di lingkungan Kementerian Pertahanan dan Kepolisian Republik Indonesia; atau
  3. personel selain yang dimaksud dalam huruf a dan huruf b di atas

Terdapat pihak-pihak yang tidak dapat diangkat rangkap dengan jabatan lain, yaitu (Pasal 6 dan Pasal 8 Peraturan LKPP Nomor 15 Tahun 2018 tentang Pelaku Pengadaan Barang/Jasa):

  1. Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM) atau Bendahara;
  2. Pejabat Pembuat Komitmen untuk paket Pengadaan Barang/Jasa yang sama; atau
  3. PjPHP/PPHP untuk paket Pengadaan Barang/Jasa yang sama.

Dinamis dan tuntutan kebutuhan organisasi ada kalanya terjadi pergantian Pejabat Pengadaan. Dalam hal terjadi pergantian Pejabat Pengadaan dalam setiap tahapan, maka harus secara tertib administrasi dilakukan serah terima jabatan kepada pejabat yang baru, dengan dukungan kejelasan batas penugasan yang telah dilaksanakan dan yang akan diserahkan. Sehingga dapat diketahui batasan tanggungjawab yang telah dan akan dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan lama dan yang baru.

Memperhatikan kondisi permasalahan yang sering muncul dan beberapa temuan yang sering tayang di kelas pengadaan, direkomendasikan beberapa catatan dalam pengangkatan dan pelaksanaan tugas Pejabat Pengadaan, antara lain sebagai berikut (mengutip dari tulisan terdahulu, Catatan: Mengangkat Organisasi Pengadaan, pada Weblog www.fahrurrazi.id) :

  1. Pertimbangan Beban Kerja

    Pastikan pengangkatan dilakukan setelah melakukan pemetaan kekuatan sumber daya yang ada terhadap beban kerja yang akan dilaksanakan. Tentunya akan amat bagus jika sampai mampu melakukan analisis beban kerja. Pihak yang mengangkat tidak boleh dengan minimalis berpikir dalam mempersiapkan daftar yang tepat atas personil yang akan ditugaskan, namun harus pastikan semua unsur jelas, kapasitas terpenuhi, dan semua paket-paket pengadaan, jelas siapa tuannya sesuai ranah kewenangan.

  1. Personil Dengan Cukup dan Cakap Kualifikasi

    Setiap pihak yang akan diangkat telah diatur spesifikasi kualifikasi yang harus minimal dimiliki sebagaimana penjelasan di atas. Di organisasi tertentu terkadang cukup mudah untuk mendapatkannya, namun di organisasi lain tak jarang sulit sekali memperoleh personil yang layak syarat tersebut. Semisal ketika ada kegiatan pekerjaan konstruksi di satuan kerja berkarakteristik Pekerjaan Umum, rasanya cukup mudah mendapatkan personil yang menguasai dunia sipil dan arsitektural. Tapi ketika pekerjaan konstruksi tersebut berada di satuan kerja kesehatan atau pendidikan, ini menjadi beban tersendiri. Sehingga pihak yang mengangkat perlu ekstra mengatur strategi pengangkatan.

    Terdapat syarat kualifikasi yang bersifat kecukupan kompetensi norma (walau sulit diukur), seperti disiplin, tanggung jawab, dan integritas. Namun juga terdapat syarat yang bersifat teknis, seperti memiliki kualifikasi untuk kompetensi tertentu atau pemahaman kontrak, dan lain-lain. Idealnya ketika pihak yang memiliki kewenangan mengangkat akan mengangkat, maka pastikan yang diangkat telah memenuhi semua unsur-unsur tersebut. Jika mengangkat personil yang tak lengkap syarat, maka pihak yang mengangkat harus bertanggungjawab untuk melengkapi kebutuhan yang diperlukan oleh pihak yang diangkat. Misal untuk pekerjaan konstruksi yang membutuhkan kompetensi teknis, ketika diangkat personil yang tidak memiliki kompetensi teknis atas pekerjaan tersebut, maka idealnya perlu didampingi pihak lain seperti ahli/tim teknis. Jangan diangkat tapi dilepas kebutuhan atas pendampingan teknis.

  1. Pengangkatan Di Waktu yang Tepat.

    Salah satu permasalahan yang kerap terjadi adalah tidak diangkatnya pelaku pengadaan di waktu yang tepat. Masih terdapat pola pengangkatan dilakukan setiap tahun anggaran setelah diterimanya dokumen anggaran atau setelah ditetapkannya Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran. Kondisi ini berdampak lain seperti keterlambatan waktu pelaksanaan atau yang paling tidak menyenangkan adalah dengan diangkatnya organisasi pengadaan yang tidak terlibat dalam perencanaan.

    Dapat dengan sederhana dibayangkan, jika ada pihak lain yang bagian nge-draft Dokumen rencana anggaran atau pengadaan, hanya berpikir sesuai dengan kapasitas yang dimiliki, dan tidak melibatkan pihak yang akan melaksanakan, padahal kegiatan tersebut perlu untuk didiskusikan dengan Pihak yang akan melaksanakan, maka cukup dikhawatirkan yang akan bekerja tidak memiliki kecukupan sumberdaya yang dimiliki.

    Seperti seorang Pejabat Pengadaan mungkin memerlukan anggaran untuk melaksanakan uji survey pasar dan lain sebagainya, namun karena tak dilibatkan dalam perencanaan, makan urgensi kebutuhan Pejabat Pengadaan tersebut luput akomodir.

    Sangat banyak khasiat dan manfaat sebenarnya pengangkatan organisasi pengadaan yang tidak terikat tahun anggaran ini. Salah satunya adalah orang yang diangkat sudah dapat diajak diskusi terhadap rencana kerjanya dalam bertugas. Sehingga akan sangat jauh lebih baik jika pengangkatan organisasi pengadaan diangkat lebih awal, agar terlibat dalam perencanaan program, kegiatan, keuangan, dan pengadaan. Jika di tahun perencanaan tidak ada perubahan formasi organisasi, maka tak perlu membuang energi dengan membuat surat penugasan baru, tapi manfaat organisasi pengadaan yang tidak terikat tahun anggaran.

  1. Bebaskan Dari Intervensi Jahat

    Akan dzalim rasanya jika organisasi yang dibentuk dengan orang yang diangkat hanya sebatas alat untuk kejahatan semata. Menyimak pemberitaan perkara pidana di dunia pengadaan yang sekarang acap kali muncul, terlihat bagaimana pimpinan-pimpinan yang jahat menggunakan orang-orang yang diangkat untuk memenuhi keinginan melalui kewenangan orang yg diangkat. Misalkan diangkatnya Pejabat Pengadaan, namun kewenangan mereka di kebiri dengan tetap adanya intervensi harus memenangkan penyedia tertentu yang tak layak pilih atau bahkan terindikasi pidana. Bahasan ini tentu banyak variabel penyebab di lingkup luas, misal dari upaya pengembalian mahar politik, upaya balas budi, keserakahan kekayaan, dan lain-lain. Peduli lacur untuk alibi itu semua, yang perlu diperhatikan di sini adalah pastikan ketika mengangkat orang dalam organisasi pengadaan, wajib yang diangkat dapat melaksanakan tugas dan kewenangannya secara optimal. Jangan berikan intimidasi dan intervensi kewenangan untuk melakukan kesalahan atau kejahatan. Yang diintervensi pun harus mampu untuk menolak dengan santun. Karena jika dilakukan proses audit atau pemeriksaan, peraturan telah menyiapkan tool evaluasi yang jelas untuk melihat siapa dan berbuat apa untuk dimintakan pertanggungjawaban. Skema yang ada ini kadang membuat pihak pengintervensi bisa luput pemeriksaan, kecuali terdapat alat bukti.

  1. Evaluasi Kinerja

    Satu hal yang kadang luput dilakukan adalah mengukur atau mengevaluasi pelaku pengadaan secara secara ilmiah. Tak jarang tidak dapat diketahui secara pasti kinerja yang telah dilakukan oleh pelaku pengadaan tersebut. Kalau dinilai bagus, tak dapat nilai kualitatif atau kuantitatif ukuran bagusnya. Kalaupun dinilai buruk, tanpa ada perbandingan nilai maka aja riskan subyektivitas tak bernalar.

    Untuk itu ketika diangkat pelaku pengadaan dalam tahapan perencanaan Pengadaan, pastikan pula standar kinerja dan cara pengukuran capaian kinerjanya. Hal ini akan memberikan manfaat selama proses kerja organisasi, dan dapat menjadi bahan pertimbangan di pengangkatan selanjutnya.

    Beberapa alat ukur kinerja standar yang secara obyektif dapat dipergunakan seperti : ukuran efisiensi sumber daya, ketepatan waktu, kepuasan internal/eksternal (stakeholder), penanganan risiko, deviasi pelaksanaan dengan peraturan, dan lain-lain.

  1. Sanksi

    Kata “Sanksi” di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia memiliki pola arti yang setara dari beberapa definisi yang diangkat, seperti dengan definisi sanksi sebagai tanggungan (tindakan, hukuman) untuk memaksa orang menepati perjanjian atau menaati ketentuan; imbalan negatif berupa pembebanan atau penderitaan yang ditentukan di dalam hukum. Dari pemilahan kata tersebut, sanksi dapat dipahami sebagai ketentuan berupa tindakan atau hukuman untuk memaksa orang menepati perjanjian, ketentuan atau peraturan, sehingga apabila terjadi pelanggaraan maka dikenakan tindakan atau hukuman bagi yang melanggar perjanjian, ketentuan atau peraturan dimaksud.

    Proses pengadaan Barang / Jasa pemerintah pada dasarnya merupakan penyelenggaraan hukum administrasi negara, yang memungkinkan pelaku administrasi negara untuk menjalankan fungsinya dan melindungi warga terhadap sikap tindak administrasi negara, serta juga melindungi administrasi negara itu sendiri. Peran pemerintah yang dilakukan oleh perlengkapan negara atau administrasi negara harus diberi landasan hukum yang mengatur dan melandasi administrasi negara dalam melaksanakan fungsinya.

    Pemahaman dari ulasan di atas tentunya pemberlakuan sanksi yang ada merupakan sanksi yang bersifat administrasi. Hal ini juga sejalan dengan ketentuan Sanksi untuk Pejabat Pengadaan dan beberapa Pelaku Pengadaan lainnya yang diatur di dalam Pasal 82 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, bahwa Saksi administratif dikenakan kepada Pejabat Pengadaan yang lalai melakukan suatu perbuatan yang menjadi kewajibannya. Pemberian sanksi administratif tersebut dilaksanakan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian/pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sanksi hukuman disiplin ringan, sedang, atau berat dikenakan kepada Pejabat Pengadaan yang terbukti melanggar pakta integritas berdasarkan putusan Komisi Pengawas Persaingan Usaha, Peradilan Umum, atau Peradilan Tata Usaha Negara.

  2. Mempedomani Prinsip Pengadaan, Etika Pengadaan, dan Menghindari Kerugian Keuangan Negara

    Ada kalanya Pejabat Pengadaan akan berhadapan dengan situasi harus membuat keputusan yang aturan tegas mengatur atau kadang tidak tegas diatur. Untuk itu Pejabat Pengadaan dituntut untuk dapat menguasai peraturan yang berlaku sesuai dengan lingkup kewenangan dan penugasan yang dimiliki.

    Untuk keputusan yang tidak secara spesifik aturan mengatur, maka Pejabat Pengadaan perlu mengambil keputusan dengan kembali memperhatikan Prinsip dan Etika Pengadaan, serta selalu menganalisis tindakan guna menghindari terjadinya kerugian keuangan negara.

    Sebagai upaya menghindari terjadinya permasalahan, maka Pejabat Pengadaan perlu membangun pola pikir dan budaya kerja, antara lain :

    1. Pahami tugas dan kendalikan intervensi yang menyimpang. Ingat tanggungjawab yang diberikan berdasarkan penugasan.
    2. Tulis yang telah dilaksanakan dalam kertas kerja, dan simpan dengan tertib dokumen yang diterima dan diterbitkan.
    3. Hindari terjadinya fiktif dan rekayasa negatif.
    4. Gunakan pendapat pihak yang ahli ketika harus membuat keputusan teknis yang tidak dipahami.
    5. Selalu peduli atas potensi risiko dengan membiasakan aktivitas kerja berbasis mitigasi risiko.
    6. Dipahami bahwa Tugas Pejabat Pengadaan adalah sebagai Ibadah.

Banyak penyajian tulisan yang berbeda untuk memberikan rekomendasi tata kelola pelaku pengadaan, termasuk yang dikemas dalam tulisan ini. Semoga dapat menjadi bahan i’tibar untuk ikhtiar perbaikan pelaksanaan pengadaan melalui pengelolaan sumber daya manusia yang lebih handal.


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *