Menyusun Rencana Aksi Unit Kerja Pengadaan Barang / Jasa Sebagai Pusat Keunggulan Pengadaan

Dasar Hukum

1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
2. Peraturan LKPP 14 Tahun 2018 tentang Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa;
3. Peraturan LKPP 15 Tahun 2018 tentang Pelaku pengadaan;
4. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2019 Tentang Model Pengukuran Tingkat Kematangan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa

Pendahuluan

Membentuk Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disingkat UKPBJ di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah sebagai pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa merupakan salah satu ikhtiar besar dalam upaya perbaikan sistem pengadaan di Indonesia, yang diamanatkan di dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. UKPBJ ditargetkan menjadi sebuah organisasi modern yang memiliki tugas strategis dalam mewujudkan pembangunan melalui penyelenggaraan dukungan pengadaan barang/jasa pada Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah, dengan fungsi:

1. Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa;
2. Pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik;
3. Pembinaan Sumber Daya Manusia dan Kelembagaan Pengadaan Barang / Jasa;
4. Pelaksanaan pendampingan, konsultasi, dan/ atau bimbingan teknis; dan
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh menteri / kepala lembaga / kepala daerah.

Untuk membentuk Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa sebagai sebuah kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa yang menjadi pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 11 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tersebut telah diterbitkan model pengukuran tingkat kematangan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa, yang diatur dengan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2019 Tentang Model Pengukuran Tingkat Kematangan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa.

Model Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ ini merupakan instrumen pengukuran dalam melaksanakan pengelolaan kelembagaan UKPBJ yang menggambarkan kapabilitas UKPBJ dan menjadi acuan bagi UKPBJ dalam upaya pengembangan/penguatan kelembagaan UKPBJ menuju pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa.

Tujuan

Tujuan ditetapkannya Model Pengukuran Tingkat Kematangan UKPBJ sebagai Pusat Keunggulan Pengadaan adalah untuk:

1. memberikan standar mutu dalam program pengembangan / penguatan kelembagaan UKPBJ di lingkungan Kementrian / Lembaga / Pemerintah Daerah;
2. memberikan acuan kepada UKPBJ dalam meningkatkan kapabilitas UKPBJ;
3. memberikan status pencapaian UKPBJ sebagai pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa; dan
4. mendorong UKPBJ menjadi organisasi pembelajar yang selalu melakukan perbaikan berkelanjutan untuk fungsi Pengadaan Barang/Jasa yang lebih baik.

Penjelasan

Berdasarkan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2019 tersebut, terdapat beberapa hal yang secara khusus menjadi penekanan dalam pengukuran tingkat kematangan UKPBJ ini melalui instrumen pengukuran, antara lain :

1. Kapabilitas UKPBJ adalah ukuran kematangan UKPBJ menuju pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan secara berjenjang melalui 5 (lima) tingkat kematangan UKPBJ, yaitu :
   1. Inisiasi, yaitu UKPBJ yang pasif dalam merespon setiap permintaan dengan bentuk yang masih ad-hoc dan belum merefleksikan keutuhan perluasan fungsi dalam organisasi pengadaan barang/jasa (UKPBJ).
   2. Esensi, yaitu UKPBJ yang memfokuskan pada fungsi dasar UKPBJ dalam proses pemilihan, memiliki pola kerja tersegmentasi dan belum terbentuk kolaborasi antar pelaku proses PBJ yang efektif.
   3. Proaktif, yaitu UKPBJ yang menjalankan fungsi PBJ dengan berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pemangku kepentingan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pemangku kepentingan internal maupun eksternal.
   4. Strategis, yaitu UKPBJ yang melakukan pengelolaan pengadaan inovatif, terintegrasi dan strategis untuk mendukung pencapaian kinerja organisasi.
   5. Unggul, yaitu UKPBJ yang senantiasa melakukan penciptaan nilai tambah dan penerapan praktik terbaik PBJ yang berkelanjutan sehingga menjadi panutan dan mentor untuk UKPBJ lainnya.
      Adapun yang menjadi target minimal capaian dari setiap UKPBJ untuk menjadi mapan dalam menjalankan tugas dan fungsinya adalah pencapaian level Proaktif, yaitu UKPBJ yang menjalankan fungsi PBJ dengan berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pemangku kepentingan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pemangku kepentingan internal maupun eksternal.
2. Domain dalam pengukuran tingkatan kematangan UKPBJ meliputi:
   
   1. Proses;
   2. Kelembagaan;
   3. Sumber Daya Manusia; dan
   4. Sistem Informasi
3. Masing-masing domain memiliki variabel yang menjadi dasar pengukuran pencapaian berdasarkan deskripsi dan key drivers, yaitu:
   1. Domain Proses, terdiri atas :
      
      1. ) Variabel Manajemen Pengadaan;
      2. ) Variabel Manajemen Penyedia;
      3. ) Variabel Manajemen Kinerja; dan
      4. ) Variabel Manajemen Risiko.
   2. Domain Kelembagaan, terdiri atas :
      1. ) Variabel Pengorganisasian; dan
      2. ) Variabel Tugas dan Fungsi.
   3. Domain Sumber Daya Manusia, terdiri atas :
      1. ) Variabel Perencanaan; dan
      2. ) Variabel Pengembangan
   4. Domain Sistem Informasi, terdiri atas :
   Variabel Sistem Informasi.

Membuat Rencana Aksi Pencapaian Proaktif

Membuat rencana aksi menjadi ketentuan mutlak yang harus dibuat atas target-target yang sudah ditentukan. Tanpa ada rencana aksi, maka target tadi hanya akan menjadi cerita perencana tanpa hasil tujuan. Demikian pula halnya dalam membangun pusat keunggulan pengadaan bagi UKPBJ, maka menyusun rencana aksi menjadi ikhtiar utama pencapaian tujuan tersebut.

Banyak pola dalam membuat rencana aksi, mulai dari yang terbiasa hanya bermain lisan, atau sampai yang tertib tertulis. Tentunya dengan melihat variabel yang banyak dan perhitungan capaian yang sangat detail, maka rencana aksi ini tak cukup hanya lisan. Tulisan dengan pola penyajian yang detail diperlukan. Rencana aksi harus memuat dengan jelas aktivitas, target terukur capaian, waktu, dan penanggung jawab.

Memperhatikan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2019, maka target minimal yang harus segera dipenuhi oleh seluruh UKPBJ adalah pemenuhan capaian level proaktif. Untuk memenuhi capaian ini, terlampir Contoh Format Menyusun Rencana Aksi Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Sebagai Pusat Keunggulan Pengadaan, dengan titik berap pada capaian level proaktif tersebut.

Penutup

Demikian tulisan singkat ini dengan susun, dengan memadukan beberapa pendekat ilmiah dari kaidah-kaidah keilmuan manajemen modern, disandingkan dengan beberapa praktik baik yang telah diterapkan.

Terlampir:

1. Contoh Format Menyusun Rencana Aksi Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Sebagai Pusat Keunggulan Pengadaan
2. Slide Materi Membangun Capaian Empat Domain Sembilan Variabel Menuju Pusat Keunggulan Pengadaan
3. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2019 Tentang Model Pengukuran Tingkat Kematangan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa

Please follow and like us: